Para todas las empresas depurar los datos es algo fundamental y vital tener actualizada una base de datos, dado que la mayor parte del negocio proviene de la comercialización. Si nuestra base de datos está actualizada nos asegurará que los contactos sean válidos y que podamos de forma eficiente trabajar con ellos mientras se estamos al día con los estándares de cumplimiento. Ahora, si son muchos los empleados que usan diariamente las bases de datos, habrá muchas opciones de que se corrompan (incorrectos o desordenados). También existe la posibilidad de que algunos contactos se vuelvan obsoletos con el tiempo y necesiten reemplazo.

Es en ese momento donde se rescata la limpieza de datos, de esta forma nos podemos asegurar de identificar cualquier información inexacta y, de esta forma, corregirla. Es por ello que el proceso de depurar los datos nos sirve para mantener una base de datos de clientes limpia (estable y correcta) al encontrar datos inexactos (incorrectos, obsoletos o incompletos) y eliminar los datos sucios, creando así un registro único para cada cliente con todos sus datos.

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Aunque generalmente se hace el mantenimiento de forma manual, el uso de las herramientas para depurar los datos también está mejorando últimamente debido a la complejidad que debe enfrentar el administrador de la base de datos. Por eso es importante depurar los datos y mantener una base de datos precisa del cliente.

• Mantenerse y cumplir con la nueva Reglamentación de Protección de Datos es muy importante para cualquier organización, de ahí que depurar los datos juega un papel vital aquí.
• Depurar los datos de forma regular garantiza que haya un desperdicio mínimo de información, es decir, menos correos electrónicos incorrectos. Se reducen los gastos de envío por correo y se ahorra en otro tipo de recursos.
• Los datos del cliente son cruciales para cualquier empresa y, por lo tanto, debe asegurarse de mantener una base de datos limpia que permita una reparación rápida de la información del cliente, reduciendo así el tiempo de respuesta.
• Es importante que todos los datos estén en un solo lugar, mejorará la calidad del servicio y ofrecerá una mejor experiencia al cliente.
• Comercializar su negocio a clientes potenciales es la principal estrategia de supervivencia para todas las empresas, por lo que una base de datos limpia del cliente garantizará que tenga la información correcta del cliente, lo que nos permitirá generar mejores objetivos de ventas y una gestión adecuada.

La información del cliente cambia constantemente y, de esta forma, se vuelve obsoleta con rapidez. Además, las bases de datos de clientes en muchas organizaciones pueden tener información múltiple basada en diferentes parámetros, como historial de compras, lista de prospectos o lista de correo electrónico. Esto puede crear mucha confusión ya que los detalles del mismo cliente pueden aparecer en diferentes bases de datos con fragmentos de información significativa debajo de cada parámetro.

De esta forma si queremos saber los métodos para depurar los datos, es importante que sepa que depende por completo del software diferente utilizado por la empresa, el tipo de CRM, la automatización de marketing y cualquier otro software que esté utilizando. Independientemente del método que elija, generalmente es un gran desafío limpiar los datos manualmente, nos ocupará mucho tiempo y esfuerzo que irá ligado a la productividad de la empresa. Pero, si necesitamos un método específico, primero hay que identificar el tipo de limpieza de datos que queremos. El método adoptado dependerá totalmente de si queremos agregar datos, eliminar contactos que no se utilizan, eliminar entradas duplicadas, estandarizar datos, verificar la lista de correo electrónico, etc.

Por lo tanto, se recomienda subcontratar el proceso de limpieza de datos y buscar ayuda de diferentes herramientas de limpieza de datos disponibles en el mercado.

Métodos utilizados para depurar los datos:

Revisión de datos:

El paso primordial para depurar los datos, siempre debe ser revisar las bases de datos del cliente completamente desde el principio. Verificar cualquier desviación o datos inexactos analizando / auditando la base de datos con las estadísticas de ayuda y las técnicas de la base de datos. Los datos generados a través de estos métodos deberían ayudar a determinar la ubicación y los atributos de las desviaciones que ayudarán a llegar a la raíz del problema.

Emplear diferentes métodos para depurar los datos:

La revisión de la base de datos no debe centrarse en usar las técnicas estadísticas o de bases de datos. El proceso de revisión también debe incluir métodos como comprar datos desde el exterior y luego analizarlos en comparación con los datos internos. Pero, si eso no es suficiente y la empresa enfrenta un desafío con personal y tiempo limitado, el uso de una compañía externa de telemercadeo es una mejor idea. Sin embargo, aquí es importante que la empresa tenga cuidado con su imagen de marca y los estándares de trabajo seguidos por la organización externa (de terceros).

Integración de datos:

La limpieza de datos no solo consiste en buscar y eliminar datos inexactos de la base de datos de clientes, sino que debe usarse en beneficio de la empresa para integrar información del cliente y detalles adicionales como direcciones de correo electrónico, números de teléfono o cualquier otro tiempo de contacto

Informes de información para depurar los datos:

Las empresas deben asegurarse de que exista un sistema de gestión fuerte que pueda identificar e informar oportuna y efectivamente cualquier información incorrecta y su actualización en la base de datos. Esto se puede lograr mediante un sistema administrado y de retroalimentación destinado a correos electrónicos y a cualquier correo electrónico simplemente porque rebotó al no ser la dirección correcta. Esta anomalía debe informarse y la dirección de correo electrónico incorrecta debe eliminarse de la base de datos del cliente.

Repetir el mismo proceso para depurar los datos:

Con tantos cambios en este mundo de progreso las empresas deben poder seguir el ritmo acelerado y, por lo tanto, los datos tanto de clientes, como correos electrónicos, teléfonos, etc. cambian muy a menudo. Por lo tanto, repetir el mismo proceso de limpieza de datos de forma regular es muy importante. El filtrado de datos inexactos y la actualización periódica de la base de datos de los clientes es la única forma de garantizar que la organización tenga una base de datos limpia.

La limpieza de datos es un proceso importante que es crítico y lento. Dado que requiere mucho tiempo, esfuerzo y recursos, es muy correcto que usemos las herramientas de limpieza de datos de renombre disponibles actualmente. Administrar la base de datos del cliente junto con la limpieza es una de las mejores maneras de mantener registros limpios y garantizar un crecimiento constante de la empresa.

Si necesita más información, puede ponerse en contacto con nosotros para lo que estime oportuno en nuestro teléfono 948183311 o en ticna@ticna.es.